Kentsel Dönüşüm Kapsamında Bina Ortak Karar Protokolü Nasıl Hazırlanır?

Ortak karar protokolü aslında, arsa sahiplerinin bir araya gelerek 2/3 arsa payı oranıyla binalarının hangi yol ve yöntemlerin kullanılarak dönüştürüleceğinin belirlendiği bir toplantıdır.

6306 sayılı yasanın 6/1 maddesi ve Uygulama Yönetmeliği’ nin 15/2 maddelerinde bina yıkıldıktan sonra bu toplantının yapılacağı öngörülmüşse de, böyle bir mecburiyet olmadığından, uygulamada pek çok toplantı bina yıkılmadan önce de yapılabilir.

Protokole dayanak olan bu toplantının; riskli yapı kararının kesinleşmesi ve SPK lisanslı değerleme şirketince, değerleme raporunun tanzim etmesinden sonra ve binanın yıkılmasını takip eden 30 günden önce yapılmış olmalıdır. Şayet toplantı erken yapılırsa geçersizdir. Bina yıkıldıktan sonra 30. günün sonrasına bırakılırsa da parselin acele kamulaştırmayla kamulaştırılması gündeme gelebilir.

Toplantı yapmak için öncelikle;
– Riskli yapı kararının kesinleşmesi,
– Mümkün olmuşsa muafiyet belgesinin alınması,
– SPK tarafından lisanslandırılmış değerleme firmasının usulüne uygun değerleme raporunun tanzim etmiş olması,
– Arsa sahiplerinin, usulüne uygun gündemle ve usulüne uygun düzenlenmiş toplantı çağrı kağıdıyla çağrılmış olması gerekir,
(Örneğin; bazı gündem metinlerinde rastladığımız durumlarda olağanüstü genel kurul toplantısına davet, kat malikleri kurulu olarak toplantı çağrısı gibi başlıklara yer veriliyor ki, yarın muhalif hissedarların arsa payları satışa götürürlerken bu hususlar sebebiyle sorunlar çıkabilmektedir. Bu yüzden bu kelimelerden uzak durulmalıdır.)
– Toplantı tutanağında, yani ortak karar protokolünde toplantının yapıldığı yer, toplantı tarihi ve saati bulunması gereken zorunlu hususlardır,
– Toplantıya her hak sahibinin çağrılmış olması şarttır. Noterden çağrı yapma meselesi ise artık 25 Temmuz 2014’ten bu yana zorunluluk olmaktan çıkarılmıştır.
– Protokolde hazurun cetveli düzenlenmelidir,
– Asalaten katılanların ve vekaleten katılanların ayrı ayrı kayıtlarının tutulması, 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’ndakinin aksine vekaleten katılanların vekaletnamelerinde 6306 sayılı yasa kapsamında temsil ve karar alma noktasında özel yetkilerinin olup olmadığının tespit edilmesi ve bu vekaletnamelerin birer suretinin alınması zorunluluktur,
– Toplantıda divan, oy sayım memuru, katip gibi organların belirlenmesi gerekir.Satışa konu edilecek arsa paylarının satılmasında sağlayacağı rahatlık bakımından da önemlidir,
– Toplantıda yıkım kararı, varsa yıkım ruhsatı okunmalı,
– SPK tarafından lisanslandırılmış değerleme firması tarafından oluşturulmuş değerleme raporunun okunması gerekir. (Özellikle değerleme raporunun hazır bulunan hak sahiplerine tebliği çok önemlidir.)
– Binanın hangi usulle değiştirilip dönüştürüleceği hususlarının tartışılması ve tartışmanın tutanağa bağlanması, kat karşılığı, para karşılığı, taahhüt şeklinde, kredi kullanarak, yap işlet devret yoluyla, gelir paylaşımlı, tevhit veya ifraz hususlarından veya başka pek çok ihtimallerle alınabilecek olan kararların değerlendirilip tutanağa bağlanması, müteahhitlerden alınan tekliflerin değerlendirilmesi, karar kılınan proje ve yöntemin detaylarının okunması ve protokole geçirilmesi ve İl Müdürlüğü’ne sunulmak üzere hazırlanacak dosyada bulundurulması zorunluluktur. Aksi halde muhalif arsa sahiplerinin paylarının satılması hususunda Bakanlık İl Müdürlüğü satış kararı vermemektedir,
– Örneğin X müteahhit ile %40-%60 oranıyla arsa payı ve kat karşılığı inşaat sözleşmesine karar verilmiştir denilmeli ve müteahhidin teklifinin içindeki teknik ve hukuki şartname, kat planı, vaziyet planı, paylaşılacak metrekareler, alınacak teminatların tamamı bu protokolde konuşulmuş olmalı ya da en azından atıflardan bu anlaşılmalıdır,
– Daha sonra oylamaya geçilecek, oylamadan sonra her arsa malikinin protokoldeki adının karşısına kendisine tekabül eden arsa payları yazılmak suretiyle imzalar atılacak ve bu şekilde ortak karar protokolü tamamlanmış olacaktır.